Motion - 2024 / 22

BAKGRUND

Vid föreningsstämman 2023 så var något av de vanligaste svaren i styrelsens yttrande till motionerna ungefär att ”frågan hör inte hemma i stadgan”. Styrelsen hade en poäng i detta. En del hör hemma i stadgan, men en förening måste ha fler sätt att styra på. Dels genom styrelsens förvaltning och verkställighet del genom attest möjligheter och instruktioner till VD. Men en förenings högsta organ behöver också ha fler sätt att styra strukturellt än genom enskilda motioner.

Därför bör en struktur för styrdokument i OK ekonomisk förening fastställas och föregås av en utredning av styrelsen.

Till denna utredning så har jag arbetat fram förslag på övergripande struktur för styrdokument.

Förslaget innebär att det finns fyra typer av styrdokument.

De aktiverande styrdokumenten som syftar till förändring och utveckling. I dessa ges ett uppdrag om vad som ska uppnås och hur föreningen ska agera för att uppnå ett visst resultat. Dessa delas in i 3 nivåer. Strategier, program och planer.

Genom de aktiverande dokumenten anges hur föreningen ska agera för att nå ett framtida och önskvärt tillstånd inom olika områden. I dessa dokument kan även ges uppdrag till föreningen att gå i en viss riktning, ofta med syftet att uppnå föreningens vision och mål. De aktiverande dokumenten upphör att gälla efter en viss angiven tid.

STRATEGIER

En strategi ger stort handlingsutrymme och har en låg detaljeringsgrad och gäller på mycket lång sikt framåt.

En strategi beslutas av föreningsstämman.

Strategin är det mest övergripande och översiktliga av de aktiverande dokumenten. En strategi är långsiktig och visar vilken taktik föreningen ska ha eller vilken riktning som föreningen ska gå i för att nå ett visst mål. Där fastställs vilken taktik föreningen ska ha och vilka prioriteringar som ska göras för att ett visst resultat ska nås. En strategi svarar alltså på frågorna vart vi ska och hur vi når dit på en övergripande nivå.

Även om vägval fastslås och handlingsriktningar pekas ut i strategin så visar den inte exakt hur ett visst resultat ska nås eller vilka medel eller metoder som ska användas. Sådant som kan anses ha betydelse för att satta mål ska kunna nås eller för att andra utmaningar ska kunna klaras av kan ofta pekas ut i en strategi.

Strategin kan, men måste inte, brytas ner till mer detaljerade program eller planer. Föreningen ska sträva efter att ha få strategier och endast inom de områden som föreningsstämman bedömer vara särskilt prioriterade.

PROGRAM

Ger visst handlingsutrymme och har en medel detaljeringsgrad och gäller på lång sikt framåt (mer än 4 år).

Program beslutat av föreningsstyrelsen gäller för hela föreningen. Program beslutat av ett OK-råd gäller för den regionen.

Programmet kan betraktas som en strategi för ett visst område, geografiskt eller verksamhetsmässigt. I programmet uttrycks en önskvärd utveckling inom en viss enskild verksamhet eller inom ett visst område som berör flera verksamheter.

Programmet är således en lämplig form för långsiktighet i enskilda verksamheter. Det har då samma roll som en strategi, men för det mindre sammanhanget.

I programmet anges vad som ska uppnås och vilka metoder som ska användas i strävan att nå det uppsatta målet. I programmet behöver dock inte anges något slutligt ställningstagande gällande metoder eller utförande, istället kan alternativ anges som kan vidareutvecklas i plandokument eller i verkställighet.

Även om ett det måste finnas ett visst tidsperspektiv vid framtagande av ett program så behöver det inte anges några detaljerade tidsplaner i dokumentet. Ett program kan följas av en mer detaljerad plan i samma ämne. Ett program kan också utformas som en mellanform där långsiktiga mål blandas med mer konkreta direktiv.

PLANER

Ger litet handlingsutrymme och har en hög detaljeringsgrad och gäller på medellång sikt (Ca 1-4 år).

Föreningsstämman beslutar om planer som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

Plan beslutad av föreningsstyrelsen gäller för hela föreningen. Plan beslutad av ett OK-råd gäller för den regionen.

En plan som arbetats fram gemensamt av två eller flera OK-råd beslutas av förenings- styrelsen och gäller för dessa OK-råd.

En plan fastställs för att tydliggöra ett tidsbegränsat uppdrag om förändring och är mer detaljerad än såväl strategier som program.

En plan kan vara kopplad till föreningens strategi eller till ett annat styrdokument. Den kan också vara helt fristående - behovet avgör.

Planen innehåller konkreta, uppföljningsbara åtgärder och uppdrag. Den tydliggör vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs, när de ska vara genomförda och vilka prioriteringar som ska göras. I planen kan även de ekonomiska och personella konsekvenserna av att genomföra åtgärderna anges. Som huvudregel ska planer vara uppföljningsbara.

EN STOR VARIATION

Det finns en stor variation av planer i föreningen. Vissa tas fram på eget initiativ av föreningen för att genomföra en viss förändring medan andra kan vara sådana som ska finnas enligt lagstiftning.

BUDGET

Den budget som föreningsstyrelsen beslutar om årligen omfattar även en plan om än med en särställning. Budgetens roll är att ange de ekonomiska ramarna för den aktuella perioden.

Till budgeten kan en årlig verksamhetsplan beslutas med övergripande mål och inriktningar för verksamheten under budgetåret.

VISION OCH MÅL

Allt som ska uppnås framgår inte av de aktiverande styrdokumenten. Föreningen har till exempel en vision som gäller som ledstjärna för hela föreningens utveckling och som kortfattat beskriver ett önskvärt tillstånd. I visionen framgår den gemensamma framtidsbilden för OK ekonomisk förening och där bestäms också inriktningen för hur föreningen ska utvecklas.

Med visionen som grund sätter förtroendevalda upp mål för vad som ska uppnås i strävan att utveckla verksamheten och förverkliga visionen. Dessa mål kan beslutas i en årliga verksamhetsplan och följs upp via verksamhetsberättelsen.

I de reglerande styrdokumenten klargörs istället hur föreningen ska förhålla sig till en given situation eller företeelse. Där visas även föreningen hållning i en viss fråga, gränserna för föreningen agerande kan därmed framgå i dessa dokument. Exempelvis en alkoholpolicy. Dessa delas in i 3 nivåer. Policy, riktlinjer och anvisningar.

I de reglerande styrdokumenten klargörs hur föreningen ser på en viss företeelse och hur verksamheten ska förhålla sig till denna. I dessa styrdokument kan även ges även direktiv för hur en uppgift ska utföras eller vilket förhållningssätt som ska antas. De reglerande dokumenten har till uppgift att styra beteenden i verksamheten och därmed också sätta gränser.

Även om huvudregeln är att ansvarsfördelning ska göras de organiserande dokumenten kan ett specifikt ansvar för en viss funktion eller verksamhet pekas ut i de reglerande dokumenten.

Medan policys och riktlinjer uttrycker viljan från förtroendevalda kring hur en viss företeelse ska hanteras är anvisningarna ett sätt för VD:n att ge uttryckliga order och uppmaningar om hur en verksamhet ska utföras eller hur en viss företeelse ska hanteras.

POLICY

En policy beslutas av föreningsstämman. En policy gäller för hela organisationen. När det anges särskilt så gäller en policy även för helägda dotterbolag.

En policy anger vilket förhållningssätt som föreningen ska ha till en viss företeelse och kan ofta tydliggöra principer som ska tjäna som stöd och vägledning vid bedömningar av hur en viss fråga ska hanteras. En policy kan till exempel klargöra vilken syn föreningen har på hanteringen av finanserna eller på hur OK-råd och anställda ska tänka kring exempelvis säkerhet eller inköp. Ofta hanterar policyn frågor som är av principiell beskaffenhet eller av större vikt.

I undantagsfall kan ansvar gällande en specifik uppgift eller fråga även fastslås i en policy.

En policy innehåller inga målformuleringar utan klargör istället föreningens övergripande syn och inställning till något.

En policy kan ofta vara kort och kärnfullt formulerad och ibland uttryckas i en enda mening.

RIKTLINJER

Riktlinje beslutat av föreningsstyrelsen gäller för hela föreningen och när det anges särskilt så gäller en riktlinje även för föreningens helägda dotterbolag.

Riktlinje beslutat av ett OK-råd gäller för den regionen.

Riktlinjer ska reglera handlandet i den befintliga verksamheten så att den bedrivs effektivt, rättssäkert och med hög kvalitet. Riktlinjer ger ett konkret stöd för ett visst handlande och visar hur den befintliga verksamheten ska genomföras. I riktlinjen läggs ofta basen för vilken nivå som verksamheten ska uppnå och där kan även anges vilken servicenivå som ska erbjudas. I riktlinjen kan exempelvis anges metod, tillvägagångssätt eller vilken typ av åtgärder som ska vidtas i ett särskilt fall.

Riktlinjer tar typiskt sikte på att skapa gemensamma gränser och ramar för verksamheten men kan även lämna ett visst utrymme för verksamheten att själv utforma detaljer.

Riktlinjerna kan emellertid vara så detaljerade att de fungerar som instruktionsbok för verksamheten.

En riktlinje kan ge ett visst handlingsutrymme. För att avvika från riktlinjen krävs emellertid godtagbara skäl.

I undantagsfall kan ansvar gällande en specifik uppgift eller fråga fastslås i en riktlinje.

ANVISNINGAR

VD kan besluta om anvisningar men också ge andra anställda befogenhet att utfärda en specifik anvisning.

En anvisning är en order som sätter exakta gränser för verksamhetens handlande i en viss situation och visar vilken typ av beteenden eller företeelser som är tillåtna eller förbjudna. En anvisning ska vara tydlig och fokusera på hur något ska göras. förtroendevalda kan i en policy eller riktlinje uppmana VD att ta fram en anvisning för att t.ex. förtydliga hanteringen av en viss företeelse. En anvisning kan även framställas efter initiativ från VD.

VD kan besluta om anvisningar men också ge andra anställda befogenhet att utfärda en specifik anvisning.

En anvisning som utfärdats av VD gäller för föreningens alla anställda.

En chef eller annan anställd kan ges befogenhet att utfärda en specifik föreningsövergripande anvisning. Anvisningen gäller då för alla anställda.

Den tredje typen är de organiserande styrdokumenten som visar hur roll- och ansvarsfördelningen ser ut inom föreningen.

I de organiserande styrdokumenten återfinns de dokument där föreningsstämman fastställer uppdrag och befogenheter för föreningsstyrelse, anställda och föreningen i stort. I dessa dokument fastslås således roll- och ansvarsfördelningen inom föreningen. Exempel på sådana dokument är reglementen, styrprinciper och instruktion för VD:n.

Till de organiserande dokumenten hör även andra dokument som visar ansvar och kompetens hos föreningens olika organ. Exempel på sådana dokument är olika arbetsordningar och dokumenthanteringsplan. Bland de organiserande dokumenten finns även bolagsordningarna för föreningens helägda dotterbolag.

STYRPRINCIPER

Styrprinciperna beslutas av föreningsstämman.

I styrprinciperna regleras översiktligt relationerna mellan de olika organen, anställda och VD avseende ansvar för måluppföljning, ekonomi, personal samt intern kontroll. Det huvudsakliga syftet med styrprinciperna är att klargöra ansvar och befogenheter.

Styrprinciperna utgör ett komplement till lagstiftningen.

REGLEMENTEN OCH ARBETSORDNINGAR

Reglementen och arbetsordningar beslutas av föreningsstämman. Arbetsordningar kan'

beslutas av föreningsstyrelsen om föreningsstämman givit styrelsen sådant uppdrag i ett reglemente

I de olika reglementena och arbetsordningar framgår bl.a. vilka uppgifter respektive organ ansvarar. för. Där bestäms också vilka funktioner som ska finnas under respektive organ. Det förtroendevaldagemensamma reglementet innehåller allmänna anvisningar samt bestämmelser om förtroendevalda organisationen.

Utöver reglementen för organ och revisorer finns i föreningen även ett antal reglementen avseende en specifik företeelse. Dessa gäller generellt för alla organs verksamhet. Som exempel kan nämnas arkivreglementet och reglementet för intern kontroll.

ARBETSORDNING FÖR FÖRENINGSSTÄMMAN

Arbetsordning för föreningsstämman beslutas av föreningsstämman. Föreningsstämman kan besluta om en arbetsordning i vilken de mest grundläggande frågorna om arbetet inför och på föreningsstämman bestäms.

DELEGATIONS- OCH ATTESTORDNING

Föreningsstyrelsen antar en delegationsordning och en attestordning där det framgår vart föreningsstyrelsen delegerar beslutanderätten gällande vissa angivna frågor och möjlighet till attest.

INSTRUKTION FÖR VD

Föreningsstyrelsen beslutar om instruktion för VD.

I instruktionen för VD regleras VD:s ansvar, befogenheter och övriga uppgifter. Instruktionen utgör ett komplement till föreningens styrprinciper och reglerar bl.a. relationen mellan förtroendevalda och anställda.

INTERNT PERSON-UPPGIFTSBITRÄDESAVTAL

Föreningsstämman beslutar om internt person-uppgiftsbiträdesavtal I det interna personuppgiftsbiträdesavtalet, regleras ansvar och säkerhetsinstruktioner styrelsen och de förtroendevalda organen emellan gällande personuppgiftsbehandlingar.

BOLAGSORDNING

Föreningsstämman antar bolagsordningar för föreningens helägda dotterbolag. I bolagsordningarna fastställs ändamålet för bolagets verksamhet och de befogenheter som utgör ramen för verksamheten.

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Föreningsstyrelsen beslutar om dokumenthanteringsplan.

I dokumenthanteringsplanen anges hur föreningen eller dotterbolaget ska hantera de handlingar som förekommer i verksamheten. Genom dokumentet beslutas även när handlingar ska gallras (dvs. slängas eller raderas).

Utöver nu nämnda styrdokument finns även den fjärde typen som utgörs av sådana som fastställts i och gäller för tjänstemannaorganisationen. Exempelvis ett styrdokument antaget av VD gäller främst för de anställda (finns säkert en del undantag). Dessa är rutiner och rekommendationer (förutom anvisningar). Närmaste chef antar rutiner för verksamheten. VD beslutar om rådgivande rekommendationer eller kan bestämma i en anvisning att annan anställd får besluta om rekommendationer.

Utöver dessa styrdokument kan det givetvis förekomma beslut som fattats i enskilda principiella sakfrågor så som när föreningen behandlar motioner från medlemmar eller propositioner från styrelsen.

Det är angeläget att styrdokumenten samordnas och är så konkreta och få som möjligt för att underlätta styrning och uppföljning av föreningens verksamhet.

De benämningar som anges i denna policy (struktur för styrdokument i OK ekonomisk förening) ska användas och benämnas på det sätt som beskrivs i denna policy.

Grafiskt ska föreningens styrdokument vara lätta att känna igen genom en enhetlig layout.

Föreningens styrdokument ska som minst innehålla uppgift om aktuell styrdokumentstyp,

vilken instans som beslutat styrdokumentet vid vilket datum,

vilken funktion bland de anställda som ansvarar för att dokumentet hålls uppdaterat, vilka det aktuella styrdokumentet gäller för och

från vilket datum styrdokumentet börjar gälla samt i förekommande fall slutdatum.

Styrdokumentet ska hållas ordnade och vara lättillgängliga för förtroendevalda, medlemmar och anställda.

YRKANDE

Att i paragraf 8 i stadgan läggs till en ny paragraf ”8.11 Styrdokument” med följande text:

”Utöver stadgan har föreningsstämman befogenhet att besluta om för föreningen gällande styrdokument.

Stämman beslutar särskilt om styrdokumentet ”struktur för styrdokument i OK ekonomisk förening”. Detta styrdokument reglerar de olika typer av styrdokument som finns och vilket organ eller person som får fastställa respektive styrdokument.”

Att styrelsen ska ta fram ett förslag till struktur för styrdokument i OK ekonomisk förening för stämman att fastställa.

Eric Stark, Mölndal